Uwagi, skargi i wnioski, dotyczące działalności przewoźników, świadczących usługi przewozowe na zlecenie ZTM, w tym skargi na kierowców autobusów, motorniczych i maszynistów, którzy nie są pracownikami Zarządu Transportu Miejskiego kierowane są zgodnie z właściwością do przewoźników, którzy są pracodawcami tych osób. Korespondencja przekazywana jest łącznie z danymi osobowymi pasażera, chyba że w stosownym zastrzeżeniu nie wyraża na to zgody. Odpowiedzialność za jakość świadczonych usług, tj. należyte lub nienależyte wykonanie przewozu, spoczywa na przewoźniku (z wyjątkiem przypadków poniesienia szkód wywołanych czynnikami od niego niezależnymi). Dlatego też w jego kompetencji leży rozpatrzenie reklamacji, tj. wszczęcie postępowania wyjaśniającego i udzielenie wyczerpującej odpowiedzi (art. 14, 62, 7-8 Ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. Prawo przewozowe, Dz.U. 1984 Nr 53 poz. 272, ze zm. oraz § 4 Rozporządzenia Ministra Transportu i Budownictwa z dnia 24 lutego 2006 r. w sprawie ustalania stanu przesyłek oraz postępowania reklamacyjnego, Dz. U. Nr 38, poz. 266).
Pisemne skargi, w tym na prowadzących pojazdy, są przyjmowane w Punktach Obsługi Pasażerów ZTM.
Skargę można złożyć także z wykorzystaniem formularza kontaktowego zamieszczonego na stronie internetowej ZTM, w zakładce KONTAKT → napisz do nas. W przypadku zgłoszeń nie spełniających wymogów formalnych, tj. nie zawierających danych personalnych i adresowych, wpływ korespondencji nie będzie zarejestrowany i skarga pozostanie bez odpowiedzi.
Anonimowe sygnały o nieprawidłowościach można zgłaszać również pod numerem infolinii 801-044-484 (w takim przypadku pisemna odpowiedź na zgłoszenie nie jest udzielana).